Nella comunicazione sia nella vita lavorativa che privata facciamo molti errori, che, con il tempo, potrebbero portare delle conseguenze gravi, fino ai mancati guadagni.
Prima cosa da tenere a mente: non dare per scontato che il tuo messaggio sia stato compreso!
Una cattiva comunicazione potrebbe offuscare la tua reputazione, irritare i tuoi clienti e perderli uno dopo l’altro. Ecco perché, in questo articolo, ti descriviamo quali sono i 10 errori più comuni nella comunicazione e come fare per evitarli.
Errore 1: Non modificare il tuo lavoro
Un documento sbagliato, un’email con errori di ortografia, un utilizzo di un tono errato possono farti sembrare agli occhi del cliente disattento e poco professionale.
Prima di inviare qualunque file, ricordati sempre di rileggere il tutto! Può essere difficile notare errori nel proprio lavoro, perciò fatti aiutare da un collega, o leggi ad alta voce il tuo lavoro: due tecniche che possono evitarti refusi.
Non fare affidamento ai correttori ortografici automatici: non ti segnaleranno le parole usate in modo errato! Utilizza, invece, un dizionario per cercare le parole di cui non sei sicuro. Potrebbe essere utile, inoltre, creare un elenco di parole e frasi che trovi difficili da correggere, conservalo a portata di mano.
Errore 2: Non recapitare cattive notizie via email
Non annunciare cattive notizie tramite email o app di messagistica: i canali di comunicazione scritti, infatti, non consentono di mediare i messaggi con segnali non verbali e non ti permettono di affrontare immediatamente emozioni intense.
Se devi consegnare un cattivo messaggio, fallo di persona, pensando attentamente a come puoi farlo e a cogliere i segnali che ti indicano se le persone hanno frainteso il messaggio o preso le informazioni in modo particolarmente grave. Puoi quindi prendere provvedimenti per chiarire il tuo messaggio o aiutare le persone a gestire le brutte notizie.
Errore 3: Evita le conversazioni difficili
Prima o poi arriverà la conversazione difficile, dove dovrai comunicare un feedback negativo. Siamo tentati di evitarle, ma questo può causare ulteriori problemi.
La preparazione è la chiave per gestire le conversazioni difficili. Impara a dare un feedback chiaro e attuabile e usa strumenti come “Situazione – Comportamento – Impatto”, tecnica per incoraggiare le persone a riflettere sul loro comportamento.
Per sentirti più sicuro, potresti provare la conversazione prima, per modulare le tue parole e il tuo linguaggio del corpo.
Errore 4: Non essere assertivo
L’assertività non è la stessa cosa dell’aggressività: quando sei aggressivo, spingi per ottenere ciò che vuoi, senza pensare ai diritti, ai desideri e ai bisogni degli altri.
L’ assertività riguarda l’affermazione di ciò di cui hai bisogno, considerando i desideri e i bisogni degli altri.
Ecco perché per raggiungere il tuo scopo dovrai essere assertivo: significa anche dire “no” quando è necessario. L’ articolo “Sì alla persona, No” al compito” spiega come rifiutare le richieste con delicatezza ma in modo assertivo, mantenendo buone relazioni.
L’assertività ti porterà a non ottenere proprio tutto ciò che desideri, ma resta il fatto che hai maggiori possibilità di raggiungere un compromesso, perché sei stato chiaro riguardo le tue esigenze.
Utilizza sessioni di allenamento sulle abilità di assertività per identificare i tuoi bisogni e per praticare una comunicazione assertiva.
Errore 5: Reagire, non rispondere
Hai mai urlato a un collega per la frustrazione, o hai inviato una breve risposta ad una e-mail, senza riflettere sul tuo punto di vista? Se è così, è probabile che tu abbia reagito emotivamente, invece di rispondere con calma.
La reazione emotiva può danneggiare la tua reputazione: potresti turbare le persone e dare l’impressione che ti manchi l’autocontrollo e l’intelligenza emotiva.
Errore 6: Non prepararsi accuratamente
Presentazioni, rapporti od e-mail mal preparate frustrano il pubblico e possono, nel tempo, danneggiare la tua reputazione. Questo è il motivo per cui è essenziale preparare e pianificare attentamente le comunicazioni.
Pianifica ciò che vuoi comunicare. Prendi in considerazione strumenti come il triangolo retorico o la sequenza motivante di Monroe per costruire un messaggio avvincente che faccia appello alle emozioni del pubblico, nonché ai loro intelletti.
Prenditi il tempo giusto per correggere le bozze, verificare i documenti e le immagini. Se stai tenendo un discorso o una presentazione, fai le prove a fondo, in modo da essere fluente e stimolante.
Errore 7: Utilizzo di un approccio “One-Size-Fits-All” alla comunicazione
Se utilizzi un approccio “one-size-fits-all” (“la stessa cosa va bene per tutti”) alla comunicazione, potresti trascurare le diverse personalità, esigenze e aspettative delle persone. In effetti, le tue comunicazioni devono affrontare il più possibile tali differenze.
Quando stai preparando il tuo documento, assicurativi di tenere in considerazione la diversità delle persone, così che tutti da quelli che imparano meglio leggendo, a coloro che preferiscono un approccio più pratico, possono beneficiare della sessione.
Errore 8: Non tenere la mente aperta quando si incontrano nuove persone
Il posto di lavoro oggi è un crogiolo di etnie, religioni, età, orientamenti sessuali, abilità e punti di vista. Queste differenze creano un ricco arazzo di esperienze e opinioni che possono migliorare notevolmente le nostre vite. Tuttavia, si può essere tentati di stereotipizzare nuovi colleghi o clienti o di formulare ipotesi su di loro basandosi su poche informazioni. Questo è particolarmente vero se non hai avuto molto tempo per conoscerli bene.
Prenditi tutto il tempo per ascoltare quando incontri qualcuno di nuovo. Dagli spazio per parlare del loro punto di vista e prenditi del tempo per assorbirli.
Le supposizioni interferiscono con la comunicazione aperta, perché non considerano il background, la personalità e l’esperienza unici dell’altro. Nel tempo, questo può mettere a repentaglio la tua relazione con loro.
Quindi, impara come gestire le differenze culturali, in modo tale da tenere in considerazione le esigenze e le aspettative di ogni persona. Se lavori spesso con persone provenienti dall’estero, esplora l’idea dell’intelligenza culturale, così potrai iniziare ad adattare il tuo comportamento quando incontrerai persone di culture diverse.
Errore 9: Supporre che il tuo messaggio sia stato compreso
Verifica che le persone abbiano compreso il tuo messaggio.
Ad esempio, quando invii un’e-mail, potresti invitare le persone a risponderti e porti delle domande se non hanno compreso parte del messaggio.
Oppure, se hai condotto una presentazione, riserva un momento per discutere i punti principali con i partecipanti, o lascia il tempo per le domande alla fine.
Consiglio:
Per verificare di esser stato capito correttamente, utilizza domande aperte che iniziano con “come”, “perché” o “cosa”. Questo incoraggia la riflessione e aiuterà i membri del tuo pubblico a spiegare ciò che, personalmente, hanno compreso dalla tua comunicazione.
Errore 10: Violare accidentalmente la privacy degli altri
Mandare un’email ad una persona sbagliata può avere serie conseguenze commerciali, oltre che imbarazzo e confusione.
Per evitare questi problemi, scrivi i messaggi prima di selezionare il destinatario, quindi controlla due volte il loro indirizzo e-mail. Se il tuo programma di posta elettronica compila automaticamente gli indirizzi e-mail, puoi disattivare questa funzione, in modo da poter scegliere consapevolmente il destinatario giusto.
Potrebbe risultare utile redigere queste e-mail in un documento di elaborazione testi o in una e-mail vuota, quindi incollare il testo in un nuovo messaggio. In questo modo non includerai accidentalmente alcuna informazione dai messaggi precedenti.
E, se stai inviando un allegato delicato o confidenziale, controlla che non siano state trovate “modifiche tracciate” o commenti e assicurati di inviare la versione corretta.
Punti chiave
Tutti commettono errori di comunicazione, ogni tanto. Tuttavia, proteggi la tua reputazione se elimini gli errori più comuni.
Soprattutto, ricorda che la comunicazione è un processo a doppio senso. Sii pronto per le domande e ascolta ciò che il tuo pubblico ha da dire.
Nel corso del tempo, scoprirai che evitare questi comuni errori di comunicazione migliorerà notevolmente la qualità dei tuoi messaggi, la tua reputazione, i tuoi rapporti lavorativi e la tua soddisfazione sul lavoro.
Articolo preso da https://www.realcoaching.it/
